Você deve ter ouvido falar que a prospecção por e-mail é uma perda de tempo atualmente, porque os compradores têm muitas informações à sua disposição e sentem-se mais à vontade pesquisando produtos para si mesmos. No entanto, as estatísticas mostram que muitos emails frios ainda estão recebendo recepções calorosas.

Uma pesquisa recente do RAIN Group descobriu que 80% dos compradores preferem se comunicar com os vendedores por email , enquanto um censo da Econsultancy mostrou que o email tinha o maior ROI de qualquer canal de marketing ou vendas.

O fato é que o e-mail ainda é a maneira mais popular e mais lucrativa para os representantes de vendas alcançarem os leads, e pode ser extremamente eficaz quando feito corretamente. Para ajudar você a receber respostas de clientes em potencial, detalhamos as práticas recomendadas para escrever, enviar e aperfeiçoar continuamente os e-mails de prospecção.

Escrevendo linhas de assunto fortes

A diferença entre uma linha de assunto boa e uma ruim é a diferença entre um email que é lido e um email que é ignorado. Aqui estão algumas dicas sobre como criar uma linha de assunto que incentive os leads a abrir sua mensagem.

1. Fale como uma pessoa real.

Se uma linha de assunto parecer spam, ela será tratada como tal – pelo serviço de email dos clientes em potencial ou pelos próprios clientes em potencial. Cuidado para não usar nenhuma das palavras e frases que geralmente acionam um filtro de spam, como o seguinte:

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• Por que pagar mais?

Outra boa maneira de mostrar que você não é um robô é usar gírias casuais e um tom de conversa. Não há necessidade de exagerar, mas “Ei! Alguma hora para conversar sobre […]? ”Cria uma linha de assunto mais amigável do que“ Solicitar tempo para discutir […] ”

Alguns representantes de vendas até incluem erros ortográficos intencionais em suas linhas de assunto apenas para provar que são humanos. Embora essa tática possa parecer pouco profissional para muitas pessoas, ela mostra os comprimentos que os vendedores farão para transmitir autenticidade.

2. Seja o primeiro nome.

Sempre que possível, você deve personalizar sua linha de assunto para incluir o nome do cliente em potencial, o nome da empresa do cliente em potencial ou ambos.

Nossos olhos são naturalmente atraídos por nossos próprios nomes, fazendo com que as linhas de assunto personalizadas se destaquem mais do que as linhas genéricas enviadas em massa. De acordo com o MarketingDive, a personalização das linhas de assunto do email pode aumentar as taxas de abertura em 50% e aumentar as taxas de clique para abrir em 58%.

3. Tente usar emojis.

Muitos representantes de vendas cometem o erro de escrever linhas de assunto excessivamente formais. Um e-mail que indique algo amigável e divertido por dentro geralmente tem mais chances de ser aberto por clientes em potencial curiosos. Por exemplo, um relatório da Experian afirmou que as marcas que incluíam emojis em suas linhas de assunto atingiram uma taxa de abertura 56% maior do que as marcas que não o fizeram.

Embora você não exagere com carinhas sorridentes, incluir um emoji em uma linha de assunto pode ser uma maneira simples e eficaz de transmitir uma ideia ou emoção. Alguns emojis também podem ser usados ​​no lugar de palavras, reduzindo o número de caracteres na linha de assunto. Falando nisso . . .

4. Mantenha-o agradável e curto.

A brevidade é a alma da prospecção de linhas de assunto de email.

Para iniciantes, linhas de assunto muito longas podem ser cortadas no meio da frase quando vistas em um smartphone. Mas mesmo os clientes em potencial que não estão verificando seu e-mail em um dispositivo móvel tendem a prestar mais atenção a uma linha de assunto curta e objetiva.

Uma análise realizada pela Leadium concluiu que as linhas de assunto com no máximo quatro palavras tiveram melhor desempenho. Embora nem todas as linhas possam ser reduzidas nesse grau, é útil ter essa referência como um objetivo aproximado.

O assunto perfeito deve ser amigável, autêntico, endereçado ao cliente em potencial pelo nome e o mais curto possível.

Criando um corpo de email envolvente

Uma linha de assunto forte é o truque para aumentar suas taxas de abertura. Mas quando se trata de conseguir que um cliente potencial leia seu email e conclua sua call to action, é o corpo do email que conta .

Para realmente envolver o leitor, o corpo do seu email de prospecção deve ter bom desempenho em algumas áreas-chave.

5. Seja pessoal.

No mínimo, o corpo de um email deve incluir o nome e o sobrenome do candidato, cargo e empresa. Um bom e-mail de prospecção deve se aprofundar ainda mais, abordando também os detalhes da vida pessoal ou profissional do destinatário.

Por exemplo, você pode mencionar o empregador do possível candidato e algo tópico sobre os negócios deles para mostrar seu interesse no trabalho deles. Procure notícias sobre a empresa, leia seus comunicados à imprensa recentes e verifique as postagens do blog em seu site para encontrar uma boa conversa.

Você também pode pesquisar a página do LinkedIn em potencial ou as contas de mídia social e encontrar uma maneira não invasiva de referenciar sua alma mater, colegas de trabalho, região geográfica, concorrentes mais próximos, conquistas ou conquistas recentes ou áreas de interesse pessoal ou profissional, bem como qualquer outra notícias ou dados relevantes para a indústria ou profissão do possível cliente.

6. Diga aos destinatários o que há para eles.

Quando se trata de seu argumento, concentre-se menos em explicar como seu produto ou serviço funciona e mais em como ele pode funcionar para o cliente em potencial e sua empresa. Esse foco não apenas faz com que um email de prospecção se sinta mais personalizado, mas também ajuda o potencial comprador a visualizar exatamente como o seu produto facilitaria a vida deles.

Use uma linguagem que deixe claro como seu produto ou serviço pode beneficiar o cliente em potencial que você está tentando alcançar. Por exemplo, em vez de dizer: “Nosso software ajuda grandes empresas a organizar documentos importantes”, você pode dar aos leitores exemplos concretos do que o seu produto organiza: “Você nunca precisará perder tempo tentando rastrear informações de contato ausentes ou um memorando extraviado . ”

Outra maneira importante de ilustrar os benefícios do seu produto é vincular-se a alguns estudos de caso aplicáveis ​​em seu email. Explicar como você pode resolver o problema específico de um cliente em potencial faz com que seu produto pareça atraente, enquanto vincular a estudos de caso que documentam sucessos semelhantes dá credibilidade.

7. Bata na contagem de palavras sweet spot.

O corpo do email, assim como a linha de assunto, nunca deve ser muito longo. No entanto, você também não deseja mantê-lo tão curto que o leitor não tenha todas as informações necessárias para ver como seu produto poderia beneficiá-lo. A chave é encontrar o comprimento perfeito de “Cachinhos Dourados” que se encaixa entre dois extremos.

De acordo com uma análise de mais de 40 milhões de e-mails, o corpo do e-mail “correto” tem entre 50 e 125 palavras . O estudo constatou que mensagens de 75 a 100 palavras alcançaram as melhores taxas de resposta , com 51% dos destinatários respondendo. Mensagens com mais de 125 palavras ou menos de 50 tiveram taxas de resposta que caíram abaixo de 50%, e houve uma queda muito significativa nos emails com mais de 2.000 palavras ou apenas 10 palavras ou menos.

Em resumo, as perspectivas parecem responder melhor a e-mails muito mais breves que o blog médio, mas ainda mais longos que o tweet médio.

8. Concentre-se na formatação para celular.

Com a prospecção de emails, o que você inclui na sua mensagem é tão importante quanto a forma como esse conteúdo é apresentado.

Mais de 70% dos usuários de dispositivos móveis dizem que excluirão um email se ele não parecer bom no celular. Associe isso ao fato de que aproximadamente 35% das pessoas usam smartphones para verificar e-mails comerciais e fica claro por que os representantes de vendas devem certificar-se de formatar corretamente os e-mails para dispositivos móveis. Confira este recurso para saber como garantir que seus e-mails de prospecção sejam exibidos corretamente.

O corpo de um e-mail de prospecção é onde você realmente se familiariza com a perspectiva, tanto em termos de início de conversa quanto em termos de vendas personalizadas. Apenas tente manter o tamanho da sua mensagem gerenciável e verifique se ela fica bem em uma tela de smartphone.

Saber quando e como enviar e-mails de acompanhamento

Apesar de todo o esforço que você dedica à sua mensagem de prospecção, as médias do setor mostram que a maioria dos emails frios ainda é atendida.

Dito isto, você não deve permitir que taxas de resposta decepcionantes o impeçam de acompanhar. De fato, você pode se surpreender com o quanto sua persistência pode render.

9. Continue colocando o pé na porta.

Muitos representantes de vendas temem que o envio de e-mails adicionais a destinatários que nunca responderam a uma mensagem inicial pareçam desesperados ou excessivamente agressivos. Embora você não queira insistir ou insistir, há dados para apoiar a ideia de que o envio de vários acompanhamentos pode ser eficaz .

Um estudo da Iko System constatou que o primeiro email de acompanhamento enviado pelos vendedores apresentava uma taxa média de resposta de 18%, que diminuiu gradualmente para 10% no quinto acompanhamento. No entanto, a taxa de resposta aumentou para 27% no sexto e-mail de acompanhamento , e o sétimo e-mail foi quase tão eficaz quanto o primeiro, com 17%.

Quando se trata de acompanhamento, parece que a sexta vez é um encanto. Portanto, apesar de manter uma conversa unilateral parecer incômoda, há muito potencial para enviar vários e-mails a um possível candidato que não responde.

10. Varie sua abordagem.

Nem todos os destinatários devem receber a mesma quantidade ou tipo de email de acompanhamento. As práticas recomendadas para acompanhamento variam de acordo com o nível de envolvimento que o cliente em potencial mostrou:

• Os clientes em potencial que responderam a pelo menos um e-mail, mas que ficaram frios, devem continuar recebendo acompanhamento até obter outra resposta. Tente fazer com que esses clientes em potencial aceitem uma ligação, pois as comunicações por email são muito irregulares.
• Perspectivas que nunca responderam, mas que abriram um e-mail ou clicaram em um link mostraram interesse suficiente para fazer valer uma busca séria. Em cada acompanhamento, experimente um novo tom ou trate de um ponto de dor diferente e mantenha-o até encontrar um que receba uma resposta.
• Os clientes em potencial que não interagiram com um email não merecem mais de seis ou sete emails de acompanhamento, a menos que eles comecem a se envolver.

Todo cliente em potencial vale a pena enviar vários acompanhamentos, mas os que demonstraram algum grau de interesse são os que devem priorizar e realmente seguir em frente.

11. Reduza sua frequência.

Se um possível cliente não responder ao seu primeiro e-mail, diminua a frequência das mensagens de acompanhamento.

O primeiro email de acompanhamento sempre deve ser enviado dentro de dois ou três dias úteis após o email inicial. Depois disso, adicione outro dia de espera antes de enviar cada acompanhamento subsequente. Depois de chegar ao seu quarto acompanhamento, você pode começar a enviar um por semana até que eles respondam ou você sinta que é hora de seguir em frente.

O importante é não desistir cedo demais. Continue tentando novas abordagens em um fluxo constante, mas escalonado, de e-mails de acompanhamento, lembrando que às vezes você não recebe resposta até a sexta ou sétima tentativa.

Medindo o sucesso de seus e-mails em potencial

As dicas que fornecemos são um bom ponto de partida para prospectar e-mails, mas você pode achar que algumas abordagens funcionam melhor que outras. Determine as melhores práticas para seus clientes em potencial, acompanhando o desempenho de seus e-mails com software e testes.

12. Use seu sistema de CRM para medir o sucesso.

Se você usar um sistema de CRM como o Sell para enviar seus e-mails em potencial, poderá monitorar o desempenho das mensagens por meio da ferramenta. Os sistemas de CRM não apenas permitem que você veja as principais métricas – como aberturas e cliques – para emails individuais, mas também revisam dados de todos os emails para avaliar o desempenho geral. O software de venda também possui um Centro de comunicações , que permite revisar todos os emails enviados de uma só vez para ver quais clientes em potencial abriram suas mensagens e quais ainda não. Você também pode encontrar informações detalhando exatamente quando e quantas vezes um email foi aberto ou clicado.

13. Execute alguns testes divididos.

Os fãs de beisebol gostam de analisar as “divisões” de um jogador: quão bem eles batem contra arremessos destros e destros, em casa versus na estrada e assim por diante. Da mesma forma, o teste de divisão ou A / B envolve o envio de duas versões de um email com uma diferença crucial entre o par e a análise de ambas para verificar qual é o melhor desempenho.

Para encontrar maneiras de melhorar suas taxas de resposta por e-mail, realize testes A / B que variam os seguintes fatores:

• Linha de assunto
• Introdução
• Passo
• CTA (Apelo à ação)
• Assinatura
• Dia da semana em que um email é enviado
• Hora do dia em que um email é enviado

Lembre-se de que variáveis ​​diferentes devem ser julgadas por métricas diferentes. Por exemplo, você deve considerar as taxas de abertura ao comparar duas linhas de assunto diferentes, enquanto as taxas de resposta julgam melhor o que funciona melhor no corpo do email.

14. Continue ajustando.

O processo de teste para prospectar e-mails é aquele que deve ser refinado continuamente, pois experimentar novas idéias é a única maneira de saber o que funciona.

Continue ajustando seus e-mails para encontrar o que obtém as melhores taxas de resposta. Só porque você determinou que o CTA nº 1 funciona melhor que o CTA nº 2, por exemplo, não provou necessariamente que o CTA nº 1 é a melhor opção disponível. Aproveite o melhor dos dois e coloque-o em outro teste de divisão contra um CTA diferente, e assim por diante, para descobrir se existem outras variações que podem oferecer taxas de resposta ainda melhores.

Testar uma variedade de e-mails de prospecção diferentes enquanto usa um sistema de CRM para monitorar e registrar os resultados é o melhor método para melhorar sua eficácia e aumentar suas taxas de resposta.

Obtendo a atenção do seu cliente em potencial em um mundo lotado

A prospecção teve que evoluir devido a vários fatores. Não apenas os compradores melhoraram suas compras, como também cada vez mais canais de vendas e marketing competem por tempo e atenção.

Para reduzir todo o barulho e fazer uma conexão, os e-mails frios de hoje exigem muita otimização para duração e personalização detalhada para clientes em potencial. E mesmo assim, muitas vezes são necessários vários e-mails de acompanhamento e experimentação sem fim para obter as taxas de resposta desejadas. Esse processo dá trabalho, mas o esforço levará a mais respostas de clientes em potencial de alta qualidade.