Como Fazer um Relatório de Monitoramento?

Confira neste artigo Como Fazer um Relatório de Monitoramento. O primeiro passo de Como Fazer um Relatório de monitoramento é decidir quais indicadores você usará para medir o sucesso de seu planejamento.

Olá, sou Lucas Cruz e neste artigo vamos falar sobre Como Fazer um Relatório de Monitoramento.

Vamos lá…

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Escolha seus indicadores

O primeiro passo de Como Fazer um Relatório de monitoramento é decidir quais indicadores você usará para medir o sucesso de seu planejamento. Este é um passo muito importante, então você deve tentar envolver o maior número possível de pessoas para obter perspectivas diferentes.

Você precisa escolher indicadores para cada nível de seu planejamento – saídas, resultados e meta. Pode haver mais de um indicador para cada nível, embora você deve tentar manter o número total de indicadores gerenciáveis.

Cada indicador deve ser:

• Diretamente relacionado à saída, resultado ou meta listado na árvore de problemas ou quadro lógico.
• Algo que você pode medir com precisão usando métodos qualitativos ou quantitativos, e seus recursos disponíveis.
• Se possível, um indicador padrão que é comumente usado para este tipo de programa. Por exemplo, a pobreza pode ser medida usando o Índice Progress Out of Pobreza. Usando indicadores padrões pode ser melhor porque eles já estão bem definidos, existem ferramentas disponíveis para medi-los, e você será capaz de comparar seus resultados com outros programas ou estatísticas nacionais.

Algumas organizações têm regras muito rígidas sobre como os indicadores devem ser escritos (por exemplo, ele deve sempre começar com um número, ou sempre deve conter um adjetivo). Nosso conselho é apenas para certificar-se de que os indicadores são escritos de uma maneira onde todos os envolvidos no projeto (incluindo o doador) pode entendê-los.

Definir cada indicador

Depois de ter escolhido seus indicadores, você precisa escrever uma definição para cada um. A definição descreve exatamente como o indicador é calculado. Se você não tiver definições, existe um risco sério de que os indicadores possam ser calculados de forma diferente em momentos diferentes, o que significa que os resultados não podem ser comparados.

Aqui está um exemplo de como um indicador no programa de educação é definido:

Quantidade de Leads para obter uma venda?

Exemplo: 10 Leads que correspondem a uma venda, ou seja, com esses números, saberei quantos leads serão precisos para atingir minha meta de vendas.

Depois de escrever a definição de cada indicador, você também precisa identificar de onde virão os dados (a “fonte de dados”). Fontes comuns são pesquisas de linha de base e de linha de base, relatórios de monitoramento e sistemas de informação existentes. Você também precisa decidir com que freqüência será mensurada (mensal, trimestral, anual, etc.).

Meça a linha de base e defina o alvo

Antes de iniciar o programa, você precisa medir o valor inicial de cada indicador – isso é chamado de “linha de base”. No exemplo acima, isso significa que você precisaria medir a a quantidade de Leads para uma venda (antes de iniciar o programa).

Em alguns casos, você precisará fazer uma pesquisa para medir a linha de base. Em outros casos, você pode ter dados disponíveis. Neste caso, você precisa se certificar de que os dados existentes estão usando a mesma definição que você para calcular o indicador.

Uma vez que você conhece a linha de base que você precisa para definir um alvo para a melhoria. Antes de definir o alvo é importante fazer alguma pesquisa sobre o que é realmente um alvo realista. Muitas pessoas estabelecem alvos que são inalcançáveis, sem perceber.

Identificar quem é responsável e onde os resultados serão relatados

O passo final é decidir quem será responsável pela medição de cada indicador. Os indicadores de resultados são frequentemente medidos pelo pessoal de campo ou pelos gestores de programas, enquanto os indicadores de resultados e de metas podem ser medidos por consultores de avaliação ou mesmo por agências.

Você também precisa decidir onde os resultados de cada indicador serão relatados. Isso pode estar em seus relatórios de programa mensal, relatórios de doadores anuais ou em seu site. Os resultados dos indicadores são usados ​​para avaliar se o programa está funcionando ou não, por isso é muito importante que os tomadores de decisão e as partes interessadas (e não apenas o doador) tenham acesso a eles o mais rápido possível.

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