Planejando transformar sua visão em realidade? E qual é a melhor maneira de evitar desafios e problemas durante essa jornada? Um plano de ação sólido.
Delineamos 6 etapas que explicam como escrever um plano de ação. Depois de se familiarizar com eles, vá em frente e use os modelos editáveis abaixo para começar a planejar imediatamente.
O que é um plano de ação
Um plano de ação é uma lista de verificação para as etapas ou tarefas que você precisa concluir para atingir as metas que você definiu.
É uma parte essencial do processo de planejamento estratégico e ajuda a melhorar o planejamento do trabalho em equipe. Não apenas no gerenciamento de projetos, mas os planos de ação podem ser usados pelos indivíduos para preparar uma estratégia para atingir seus próprios objetivos pessoais.
Os componentes de um plano de ação incluem
- Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado
- Tarefas / etapas que precisam ser executadas para alcançar a meta
- Pessoas encarregadas de executar cada tarefa
- Quando essas tarefas serão concluídas (prazos e marcos)
- Recursos necessários para concluir as tarefas
- Medidas para avaliar o progresso
O melhor de ter tudo listado em um único local é que facilita o rastreamento do progresso e o planejamento eficaz das coisas.
Um plano de ação não é algo imutável. À medida que sua organização cresce, e as circunstâncias circundantes mudam, você terá que revisitar e fazer ajustes para atender às necessidades mais recentes.
Por que você precisa de um plano de ação
Às vezes, as empresas não gastam muito tempo desenvolvendo um plano de ação antes de uma iniciativa, o que, na maioria dos casos, leva ao fracasso. Se você ainda não ouviu, “não planejar está planejando falhar”, disse Benjamin Franklin uma vez.
O planejamento ajuda você a se preparar para os obstáculos à frente e a mantê-lo no caminho certo. E com um plano de ação eficaz, você pode aumentar sua produtividade e manter o foco.
Aqui estão alguns benefícios de um plano de ação que você deve conhecer;
- Dá a você uma direção clara. Como um plano de ação destaca exatamente quais etapas devem ser tomadas e quando devem ser concluídas, você saberá exatamente o que precisa fazer.
- Ter suas metas anotadas e planejadas em etapas lhe dará um motivo para permanecer motivado e comprometido durante todo o projeto.
- Com um plano de ação, você pode acompanhar o seu progresso em direção ao seu objetivo.
- Como você está listando todas as etapas que precisa concluir em seu plano de ação, ele ajudará a priorizar suas tarefas com base no esforço e no impacto.
Como escrever um plano de ação. Melhores Práticas
Pelo que parece, a criação de um plano de ação parece bastante fácil. Mas há várias etapas importantes que você precisa seguir com cautela para tirar o melhor proveito dela. Veja como escrever um plano de ação explicado em 6 etapas fáceis.
Etapa 1: defina sua meta final
Se você não tiver certeza sobre o que deseja fazer e o que deseja alcançar, está se preparando para o fracasso.
Planejando uma nova iniciativa? Comece definindo onde você está e onde deseja estar.
Resolvendo um problema? Analise a situação e explore possíveis soluções antes de priorizá-las.
Em seguida, anote seu objetivo. E antes de avançar para a próxima etapa, execute sua meta através dos critérios SMART. Ou, em outras palavras, verifique se é
- Específico – bem definido e claro
- Mensurável – inclua indicadores mensuráveis para acompanhar o progresso
- Atingível – realista e realizável dentro dos recursos, tempo, dinheiro, experiência, etc. você tem
- Relevante – alinhe-se com seus outros objetivos
- Oportuna – tem uma data final
Use esta planilha de metas SMART para simplificar esse processo. Compartilhe-o com outras pessoas para obter sua contribuição também.
E consulte o nosso guia fácil para o processo de definição de metas para saber mais sobre como definir e planejar suas metas.
Etapa 2: Listar as etapas a serem seguidas
O objetivo é claro. O que exatamente você deve fazer para perceber isso?
Crie um modelo aproximado para listar todas as tarefas a serem executadas, datas de vencimento e pessoas responsáveis.
É importante garantir que toda a equipe esteja envolvida nesse processo e tenha acesso ao documento. Dessa forma, todos estarão cientes de seus papéis e responsabilidades no projeto.
Certifique-se de que cada tarefa esteja claramente definida e seja atingível. Se você se deparar com tarefas maiores e mais complexas, divida-as em tarefas menores, mais fáceis de executar e gerenciar.
Etapa 3: priorizar tarefas e adicionar prazos
É hora de reorganizar a lista priorizando as tarefas. Algumas etapas, talvez você precise priorizar, pois elas podem bloquear outras sub-etapas.
Adicione prazos e verifique se eles são realistas. Consulte a pessoa responsável por executá-la para entender sua capacidade antes de decidir os prazos.
Etapa 4: definir marcos
Os marcos podem ser considerados mini-objetivos que antecedem o objetivo principal no final. A vantagem de adicionar marcos é que eles dão aos membros da equipe a expectativa de algo e os ajudam a permanecer motivados, mesmo que a data final de vencimento esteja longe.
Comece da meta final e retorne ao estabelecer marcos . Lembre-se de não manter muito pouco ou muito tempo entre o marco que você definiu. É uma prática recomendada espaçar marcos com duas semanas de diferença.
Etapa 4: identificar os recursos necessários
Antes de iniciar seu projeto, é crucial garantir que você tenha todos os recursos necessários em mãos para concluir as tarefas. E se eles não estiverem disponíveis no momento, você precisa primeiro fazer um plano para adquiri-los.
Isso também deve incluir seu orçamento. Você pode atribuir uma coluna do seu plano de ação para marcar o custo de cada tarefa, se houver.
Etapa 5: visualize seu plano de ação
O objetivo desta etapa é criar algo que todos possam entender rapidamente e que possa ser compartilhado com todos.
Se o seu plano de ação tem a forma de um fluxograma, gráfico de Gantt ou tabela, verifique se ele comunica claramente os elementos que identificamos até agora – tarefas, proprietários de tarefas, prazos, recursos etc.
Este documento deve ser facilmente acessível a todos e deve ser editável.
Etapa 6: monitorar, avaliar e atualizar
Reserve um tempo para avaliar o progresso que você fez com sua equipe.
Você pode marcar as tarefas concluídas como concluídas neste plano de ação final, destacando como você progrediu em direção à meta.
Isso também destacará as tarefas pendentes ou atrasadas; nesse caso, você precisará descobrir o porquê e encontrar soluções adequadas. E atualize o plano de ação de acordo.
Modelos de Plano de Ação
Plano de ação de negócios
Plano de ação de marketing
Plano de ação estratégico
Modelo de plano de ação corretiva
Modelo de plano de ação
Mais alguma dica sobre como criar um plano de ação?
Um plano de ação é projetado para orientar seu caminho para alcançar seus objetivos. Transforma sua visão em objetivos e etapas acionáveis. E isso ajuda você a manter o foco e a motivação.
De um funcionário individual de uma organização a departamentos maiores, podem fazer uso de planos de ação para orientar o caminho a cumprir seus objetivos.
Talvez você esteja prestes a criar seu primeiro plano de ação ou já seja um profissional ao escrevê-los. De qualquer forma, gostaríamos de ouvir suas opiniões sobre como escrever um plano de ação. Compartilhe-os conosco na seção de comentários abaixo.
