Um processo de produção de conteúdo robusto e pensado é necessário para criar qualquer conteúdo , independentemente da escala e do escopo. Se você não tem um processo no qual confiar, isso atrasará seus projetos de conteúdo. Além disso, sua programação de publicação pode ser ad-hoc e o próprio conteúdo pode ser inconsistente e mal executado. Isso também significa que o conteúdo não o ajudará a atingir nenhuma meta de negócios. Ou as necessidades de seu público. Portanto, será um desperdício de todos os recursos que você usou para criar conteúdo . Se você for uma equipe pequena (ou uma pessoa), pode parecer que você não precisa de um processo. Mas aqui está o problema com isso: sem um processo, há uma chance de seu conteúdo não estar atendendo ao seu propósito.
Criação de um processo de produção de conteúdo de forma colaborativa
Ao criar um processo de produção de conteúdo sólido, ele garante que cada pessoa em sua equipe saiba:
- Os objetivos para os quais estão trabalhando
- Tarefas que eles precisam completar
- Tempo alocado para eles
- Qualquer data de vencimento
- Outros membros da equipe de quem dependem
- Onde cada conteúdo reside
Para dimensionar e agilizar seu processo, você precisa estabelecer um processo sólido. Esse processo precisará resistir aos desafios que sua equipe e sua empresa enfrentarão. Reúna sua equipe de conteúdo e uma forma de documentar seu processo, como um quadro branco, uma parede em branco com post-its, uma planilha ou GatherContent . Você criará seu processo de produção de conteúdo definindo cada um dos seis fatores envolvidos:
- O objetivo
- As tarefas
- Os papéis
- A ordem
- O cronograma e as datas de vencimento
- O inventário de conteúdo
Vamos examinar cada um deles com mais detalhes e analisar as ações que você precisa realizar para cada fator.
1. O objetivo do seu conteúdo
Se o seu conteúdo não estiver mapeado para seus objetivos de negócios e necessidades do público , nenhum processo pode ajudá-lo a mover seus negócios na direção que deseja. Quando cada parte de seu conteúdo tem uma meta definida, você tem o poder de medir seu desempenho e otimizar seus esforços futuros. Saber se o seu conteúdo visa aumentar suas classificações de pesquisa, reconhecimento da marca, geração de leads ou qualquer outra coisa importante para o seu negócio ajuda você a fazer uma diferença real com esse conteúdo.
Como fazer isso
O melhor momento para atribuir metas a cada parte do seu conteúdo é no estágio de planejamento do tópico. A definição de metas também pode acontecer durante uma fase de descoberta ou início de projetos de sites. Planejar seus tópicos de conteúdo em massa é a maneira mais comum e eficiente de definir seu calendário de conteúdo para um trimestre ou até um ano inteiro à frente. Por exemplo, depois de listar 13 tópicos de postagem de blog para o primeiro trimestre do próximo ano, use o espaço ao lado da coluna de tópicos para adicionar uma meta para cada tópico. Ao listar todas as 13 metas, algumas das quais provavelmente aparecerão mais de uma vez, analise sua lista e veja se ela está alinhada com as metas que a empresa como um todo está tentando alcançar.
Se sua meta geral é aumentar a geração de leads em 15%, mas a maioria das metas atribuídas aos seus tópicos visam aumentar o conhecimento da marca, você precisará voltar ao planejamento de tópicos com essa meta em mente. Esse também é o motivo pelo qual é valioso planejar com pelo menos um trimestre de antecedência. Dá-lhe a oportunidade de rever o efeito que o seu conteúdo terá no panorama geral e dá-lhe tempo para rever e ajustar toda a sua estratégia de marketing de conteúdo com base nisso.
2. As tarefas do seu processo de produção de conteúdo
Não saber as tarefas envolvidas em seu processo de produção de conteúdo pode atrasar e inviabilizar projetos com conteúdo nunca sendo publicado no prazo, ou de todo. Quando você reserva tempo para escrever e editar, mas não para design e revisões, de repente você precisa de um tempo extra de outras pessoas que simplesmente podem não ser possíveis. Isso resulta em atrasos e muita frustração.
Como fazer isso
Liste todas as ações que precisam acontecer para que um determinado conteúdo passe do briefing para aprovado e publicado. Parece simples (e óbvio), mas é fácil esquecer certas etapas, especialmente as subetapas. Vá em frente e liste tudo o que acontece durante o seu processo de produção. E eu quero dizer tudo isso! Uma boa abordagem aqui é ser o mais detalhado possível e não consolidar suas tarefas ainda. Por exemplo, liste todas as revisões que você precisa fazer, como revisão de cópia, revisão de título, revisão de gráficos, em vez de simplesmente listar a revisão geral como uma tarefa. Não se esqueça de etapas como verificação de fatos, revisão, tradução ou revisão jurídica também. Isso garante que você não se esqueça de nenhuma das tarefas menores que se tornam um gargalo no processo quando esquecidas. Isso pode resultar em uma longa lista que aparentemente piorou as coisas em vez de melhorar, mas as etapas a seguir a esta o ajudarão a refinar a lista e torná-la acionável. Verifique mais uma vez com todos os envolvidos e verifique se nenhuma tarefa está faltando. Quando isso for feito, você estará pronto para a próxima etapa.
3. As funções em seu processo de produção de conteúdo
Atribua cada uma das tarefas a uma pessoa responsável por realizá-las. Se não for, mais do que apenas o seu prazo está em risco, pois se torna um terreno para transferência de culpa e relacionamentos de equipe prejudiciais. Isso pode trazer consequências de longo prazo.
Como fazer isso
Vá para sua lista de tarefas da etapa anterior e adicione um nome ao lado de cada tarefa. Certifique-se de que todos os envolvidos estejam na mesma página e que cada membro da equipe concorde com o escopo de suas responsabilidades. Se você descobrir que há mais de uma pessoa responsável por uma única tarefa, analise mais a fundo e veja se há várias subtarefas nas quais você pode dividir essa tarefa. Dessa forma, você garantirá que não haja confusões sobre quem está encarregado de qual parte específica da tarefa e reduzirá a chance de confusão. A única situação que torna esta etapa redundante é quando você é a única pessoa envolvida no processo. Mesmo assim, você não deve pular nenhuma das etapas restantes.
4. A ordem do seu processo de produção de conteúdo
Se a ordem das tarefas em seu processo de produção de conteúdo for interrompida, você terá pessoas esperando umas às outras para terminar as tarefas. Em vez disso, eles devem maximizar seu tempo e trabalhar simultaneamente, sempre que possível, para encurtar o processo de produção.
Como fazer isso
Volte para sua lista de tarefas e verifique a posição de cada tarefa. Para cada uma delas, você precisa garantir:
- Nenhuma tarefa antes depende disso, e
- Não depende de nenhuma das tarefas posteriores
Aqui está um exemplo simples. Digamos que você tenha duas pessoas que cuidam de todos os elementos gráficos de seu conteúdo, mas uma delas fornece fotografia e gráficos, enquanto a outra os edita com base nas diretrizes de sua marca. A tarefa de editar as imagens nunca deve vir antes de fornecer as imagens. Caso contrário, uma pessoa estará perdendo seu tempo esperando que a outra conclua sua tarefa. Outra atividade que economiza tempo aqui é olhar para os estágios de produção de conteúdo de uma perspectiva mais elevada e procurar quaisquer tarefas que você possa realizar simultaneamente. Por exemplo, enquanto sua cópia ainda está na segunda revisão, a pessoa encarregada de obter as imagens provavelmente pode começar a tarefa.
5. O cronograma e as datas de vencimento
Este é o bloco de construção final para um processo de produção de conteúdo eficaz. É o que cola todas as peças que mencionamos em um processo repetível definido por datas e marcos.
Como fazer isso
Há duas partes nesta etapa, que gosto de chamar de componentes de ‘tempo para conclusão’ e ‘dias antes’. Cada uma de suas tarefas agora tem seu proprietário e está posicionada corretamente. Trabalhe com cada um dos proprietários da tarefa para adicionar o tempo estimado que leva para uma tarefa específica ser concluída. Se esta é sua primeira vez mapeando seu processo de produção, certifique-se de manter esses tempos arredondados no início. Por exemplo, se você e o proprietário da tarefa acreditam que leva 45 minutos para concluir uma tarefa, arredonde para uma hora. Este também é o melhor momento para analisar as tarefas de consolidação e o tempo que leva para concluí-las. Obviamente, você só desejará fazer isso quando várias tarefas forem de natureza semelhante e uma única pessoa estiver encarregada delas.
Isso também lhe dará uma visão geral mais clara de todo o processo e de todos os envolvidos. A segunda parte desta etapa é mapear todas as tarefas retroativamente a partir da data de publicação. Por exemplo, digamos que você queira publicar um determinado conteúdo todas as terças-feiras e deseja tê-lo em seu CMS até a sexta-feira da semana anterior. Trabalhar para trás pode ser parecido com isto:
- A postagem do blog vai ao ar todas as terças-feiras
- Programe a postagem do blog para publicação no CMS: 4 dias antes, sexta-feira
- Escreva e agende mensagens sociais: 5 dias antes, quinta-feira
- Inserir gráficos na postagem: 7 dias antes, terça-feira
- Cabeçalho de design, corpo e gráficos de mídia social: 8 dias antes, segunda-feira
- Segunda revisão e revisão final: 11 dias antes, sexta-feira
- Primeira revisão: 13 dias antes, quarta-feira
- Primeiro esboço: 15 dias antes, segunda-feira
…e assim por diante.
Trabalhe com todos os envolvidos no processo para ajustar isso ao que funciona melhor para eles. Ao fazer isso, eles terão uma imagem clara de quanto tempo precisa ser alocado para a produção de conteúdo a cada semana. E a melhor coisa sobre isso é? Quanto mais você passa por esse processo, melhor você fica. Com o tempo, você pode perceber que pode consolidar mais tarefas. Você pode coordenar funções que podem trabalhar juntas para fazer algo mais rápido. Você pode decidir reservar mais tempo para revisões e verificações de qualidade para impactar o valor que seu conteúdo está trazendo para seu público.
6. O inventário de conteúdo
As responsabilidades do inventário de conteúdo devem ser definidas para que você nunca perca uma parte do conteúdo. Assim como as responsabilidades sobre as tarefas, cada membro da equipe deve ter certeza de sua função no inventário de conteúdo.
Como fazer isso
A maioria das tarefas que você definiu virão com uma adição específica ou uma mudança em seu inventário de conteúdo. Por exemplo, a pessoa encarregada de escrever o primeiro rascunho criará um documento que conterá esse rascunho. A pessoa que está revisando fará alterações no mesmo arquivo. A pessoa que fornece suas imagens irá compartilhá-las com um responsável pela edição dessas imagens. Essa pessoa precisa então armazenar os novos gráficos que criar. A pessoa que irá carregá-los no CMS precisa acessá-los e escrever atualizações sociais para esse conteúdo. Portanto, sua ação aqui é atribuir uma responsabilidade de inventário de conteúdo – se houver alguma associada à tarefa, é claro – para cada uma das tarefas. Portanto, se a tarefa for “Escrever 10 versões de títulos: 11 dias antes, sexta-feira”, você pode adicionar “Criar um arquivo de títulos na pasta de postagens” a ele.
Dessa forma, ninguém jamais se perguntará por que não há um arquivo disponível quando é necessário.
Embrulhando-o
Esse processo o colocará no caminho da criação de conteúdo de alta qualidade sem atrasos, dificuldades, mal-entendidos e frustrações. O melhor lugar para começar é examinar seu conteúdo mais recente e auditar suas ações que levaram a ele. Tome nota de:
- Qualquer atraso que aconteceu
- Qualquer coisa que foi colocada em espera porque dependia de outro membro da equipe
- O estado do seu inventário de conteúdo e quaisquer correções que você teve que fazer após a publicação desse conteúdo
- Todas as ocasiões em que a propriedade sobre uma tarefa não foi clara
A lista que surge, como resultado, é o seu conjunto de pontos fracos. Agora, reserve várias horas com sua equipe (ou para você mesmo, se estiver sozinho) e siga as seis etapas com esses pontos fracos em mente. Conclua todas as tarefas e documente tudo o que discutir. E então, você está pronto para implementar seu novo processo pela primeira vez e transformá-lo em um processo resistente a desafios.
