Mesmo que você use planilhas regularmente, talvez não esteja familiarizado com a amplitude e a profundidade de seus recursos. Isso soa especialmente verdadeiro com o Planilhas Google!
O Google desenvolve o Planilhas Google como parte de seu G Suite desde 2006; e com a necessidade atual de formas rápidas e fáceis de colaboração em todo o mundo, o Planilhas Google é uma solução atraente para analisar e processar dados rapidamente.
A lista original de 32 dicas e truques agora foi aprimorada com oito (8) novas dicas e truques nesta edição de 2022 desta lista! Você está pronto?
Conteúdo de formatação
1. Mude rapidamente o formato do número
Digitando um número que deveria ser uma moeda ou uma porcentagem? Você pode alterar rapidamente o formato numérico de uma célula selecionando-a e indo para a barra de ferramentas principal. Procure os seguintes símbolos:
Clique no símbolo do dólar para alterar o formato do número para moeda, inserindo automaticamente um símbolo de moeda e adicionando (ou reduzindo) os dígitos decimais para dois dígitos.
Clique no símbolo de porcentagem para alterar o formato do número para porcentagem. Certifique-se de que a porcentagem esteja escrita na forma decimal antes de executar esta ação.
2. Exibir fórmulas como strings de texto
Digamos que você gostaria de mostrar uma fórmula em sua planilha para explicar o que está fazendo em outra célula… depois de digitá-la, no entanto, o Planilhas Google a executa automaticamente como uma fórmula real. O que você faz agora?
Um truque simples para inserir as fórmulas sem que o Planilhas Google as processe é inserir um apóstrofo ‘ antes de digitá-lo. Isso informa ao Planilhas Google para preservar os caracteres seguintes em uma string.
Você também pode fazer isso usando uma função lançada recentemente no Planilhas Google. Role para baixo até a Dica 27 para ler mais.
3. Converta um número em uma string
Às vezes é mais conveniente processar o número como uma string . Para isso, use a função TEXTO para referenciar a célula que contém o número ou simplesmente digite um número dentro da função TEXTO.
4. Quebre o texto em certas células
Se a célula contiver uma string que não caiba em seu tamanho, você pode fazer a quebra de texto dentro da coluna clicando em Formatar no menu principal e, em seguida, clicando em Quebra de texto no menu suspenso. Outro menu suspenso menor aparecerá. Selecione Enrolar.
5. Use temas do Planilhas Google
O Planilhas Google tem um conjunto de temas que você pode aplicar para tornar qualquer planilha mais atraente visualmente.
Para acessar os temas, clique em Formatar no menu principal. A opção Temas está listada no topo da lista suspensa. Aparecerá uma barra lateral do lado direito da planilha, onde você poderá escolher o tema a ser aplicado.
Você pode ir além e criar um tema personalizado!
6. Adicione bordas às células
Além de adicionar cores de preenchimento e fontes e estilos de fonte, você também pode adicionar bordas com quase a mesma funcionalidade e flexibilidade do Microsoft Excel. Você adiciona bordas selecionando o intervalo de células e, em seguida, escolhendo o lado ou os lados das células onde deseja adicionar uma borda.
Cores e estilos de borda também podem ser personalizados, para que você possa ter bordas vermelhas pontilhadas ou bordas azuis tracejadas.
7. Gire o texto na planilha
Você também pode girar o texto na planilha para dar um toque mais estético! Encontre o ícone de Rotação de texto na barra de ferramentas e selecione os ângulos predefinidos mostrados visualmente como opções. Além disso, você pode inserir o ângulo específico em uma caixa de texto que também aparecerá.
8. Defina o tamanho da fonte do texto
Você pode aumentar ou diminuir o texto no Planilhas Google. Basta procurar uma caixa de texto com o número “10” na barra de ferramentas principal. Você pode clicar na seta no lado direito para escolher entre os tamanhos de fonte predefinidos ou digitar um valor diretamente na caixa de texto.
9. Alterar o número de casas decimais de um valor
Você pode aumentar ou diminuir o número de casas decimais exibidas para um determinado valor no Planilhas Google. Os ícones são mostrados abaixo. O ícone de 0,0 com uma seta para a esquerda abaixo dele é para diminuir as casas decimais, enquanto o ícone de 0,00 com uma seta para a direita embaixo serve para aumentar as casas decimais.
Saiba mais sobre como alterar o número de casas decimais de um valor aqui.
10. Insira colunas e linhas entre os dados existentes
As planilhas do Google permitem inserir colunas e/ou linhas adicionais entre as células que já possuem dados existentes. Clique aqui para saber mais sobre os vários métodos disponíveis para você.
Apimentando a planilha
11. Adicione caixas de seleção à planilha
Às vezes, você precisa inserir entradas em que o valor seja VERDADEIRO ou FALSO. Você pode facilitar seu trabalho alterando as células para caixas de seleção .
Para fazer isso, realce as células ou colunas onde as caixas de seleção devem ser adicionadas, clique em Inserir no menu principal e, em seguida, clique em Caixa de seleção na lista suspensa.
12. Limite as opções adicionando uma caixa suspensa
Se as entradas em uma determinada coluna ou colunas em sua planilha tiverem um número limitado de opções, você poderá limitar as opções possíveis e economizar mais tempo formatando-as em caixas suspensas .
Clique em Dados no menu principal e clique em Validação de dados. Uma caixa pop-up aparecerá, onde você pode definir a lista de itens que devem ser escolhidos.
13. Bloqueie a linha de cabeçalho na parte superior
Ao ler uma planilha muito longa, muitas vezes é fácil esquecer para que servem as colunas individuais. Felizmente, é possível bloquear a linha do cabeçalho no Planilhas Google .
Simplesmente arraste para baixo a grossa barra cinza no canto superior esquerdo da planilha até que esteja perto da parte inferior da Linha 1.
14. Aplique formatação condicional para destacar as células que atenderam a uma condição
É muito mais fácil ver quais células cumpriram uma determinada condição se forem preenchidas com um determinado tom de cor. Para fazer isso, precisamos aplicar a formatação condicional. Clique em Formatar no menu principal e clique em Formatação condicional no menu suspenso.
Uma barra lateral aparecerá no lado direito da planilha onde você pode incluir a condição que precisa ser verificada.
Para saber mais, confira este tutorial sobre formatação condicional: How to Use Conditional Formatting Based on Another Cell in Google Sheets
15. Aproveite o recurso Slicer
O novo recurso Slicer do Planilhas Google permite filtrar uma planilha longa para ver as entradas que você está procurando. O Slicer analisa automaticamente a folha em busca de padrões comuns nas entradas e os usa como filtros potenciais para fatiar os dados, com as entradas relevantes restantes.
Para saber mais, você pode conferir nosso tutorial aqui: How to Use the Google Sheets Slicer: Filtering Data by Value or Condition
16. Resumir dados usando Tabelas Dinâmicas
Uma ferramenta útil para resumir os dados em uma planilha grande é usar o recurso Tabela Dinâmica do Planilhas Google. Clique em qualquer célula que contenha os dados relevantes, clique em Dados no menu principal e clique em Tabela dinâmica no menu suspenso.
Uma caixa pop-up aparecerá, perguntando se você deseja adicionar a tabela dinâmica na nova planilha ou inseri-la na planilha existente. Uma tabela dinâmica agora será produzida, onde você pode selecionar quais valores exibir e agregar.
Você pode aprender mais em nosso guia detalhado: Jumpstarting Data Analysis with Pivot Tables
Usando atalhos para trabalhar mais rápido
17. Mostrar fórmulas em vez de resultados
Se você deseja verificar a consistência das fórmulas inseridas na planilha sem modificá-la, clique em Exibir no menu principal e, em seguida, clique em Mostrar fórmula no menu suspenso. As fórmulas serão mostradas em vez dos resultados.
18. Certifique-se de que a ortografia está correta
O Planilhas Google permite que você verifique a ortografia das palavras. Clique em Ferramentas no menu principal e procure Ortografia. Clique nele para encontrar a verificação ortográfica. Clique em Verificação ortográfica e o Planilhas Google verificará automaticamente a ortografia das palavras na planilha.
19. Cole os valores ao invés das fórmulas
Freqüentemente, precisamos copiar os valores resultantes de uma matriz de fórmulas para outra planilha. Para colar os valores em vez das fórmulas, use o atalho de teclado Ctrl+Shift+V.
Outra maneira é clicar com o botão direito do mouse na célula onde deseja colar os valores, clicar em Colar especial e, em seguida, clicar em Colar somente valores.
20. Copie uma matriz e cole-a com linhas e colunas invertidas
Se você tiver uma matriz que precisa copiar, mas com linhas e colunas invertidas, simplesmente copie a matriz e clique com o botão direito do mouse na primeira célula onde deseja colar a matriz. Clique em Colar especial e, em seguida, clique em Colar transposto na lista de opções que aparecerá no lado direito (ou às vezes no lado esquerdo).
21. Copie a formatação de uma célula para outra célula
Também é possível copiar a formatação de uma célula para outra sem alterar os dados da célula de destino. Copie a célula que contém o formato desejado, clique na célula de destino e use o atalho de teclado Ctrl+Alt+V.
22. Verifique rapidamente como uma fórmula funciona
Existe um truque para situações em que você sabe a fórmula a ser usada, mas de repente esqueceu sua sintaxe. Quando você digita uma fórmula no Planilhas Google, uma pequena caixa azul com um ponto de interrogação aparece na barra de fórmulas. Clique nele para ver uma breve descrição da fórmula, incluindo como a entrada deve ser escrita.
23. Use a exibição de filtro para filtrar dados irrelevantes para análise
O Google Sheets tem uma função chamada Filter View, onde você pode aplicar certas condições para filtrar as linhas que não atendem a essas condições. A principal vantagem de Filter Views é que suas alterações não modificarão a planilha original; eles só aparecem para o usuário durante a navegação na planilha e serão descartados assim que a planilha for fechada.
Clique aqui para saber mais sobre as visualizações de filtro.
24. Use o recurso Explorer
Ao começar a analisar um grande conjunto de dados no Planilhas Google, você pode precisar de um empurrãozinho para procurar padrões significativos nos lugares certos. O recurso Explorador do Planilhas Google ajuda a iniciar sua análise. Para usá-lo, clique em qualquer lugar nos dados e, em seguida, clique no botão Explorar no canto inferior direito do Planilhas Google ou simplesmente pressione Alt+Shift+X no teclado. Uma barra lateral aparecerá no lado direito do Planilhas Google, com uma análise preliminar de seus dados. Muitas vezes, isso inclui uma tabela dinâmica e alguns gráficos.
25. Acesse uma lista de atalhos de teclado
Você pode acessar uma lista de atalhos de teclado enquanto usa o Planilhas Google pressionando Ctrl + /. Isso abrirá uma janela contendo os atalhos de teclado agrupados por categoria.
Usando fórmulas especiais
26. Verifique se a célula está realmente em branco
Caracteres que não aparecem na planilha, como apóstrofos e espaços perdidos, podem atrapalhar os resultados da função COUNTA que você pode usar para verificar o número de células com entradas existentes. A solução é usar a função ISBLANK para identificar quais células contêm os caracteres incorretos.
27. Traduza palavras usando o Google Tradutor
O Planilhas Google possui uma função GOOGLETRANSLATE integrada que você pode usar para traduzir palavras simples de um idioma original para um determinado idioma de destino. Especifique a célula que contém o texto e o idioma original e de destino.
28. Verifique se o texto está em um formato de endereço de e-mail válido
Se uma determinada coluna for designada para conter endereços de e-mail, você pode usar a função ISEMAIL para verificar se a sintaxe do e-mail está em um formato de endereço de e-mail válido. Isso ajudará você a filtrar as respostas óbvias que não se encaixam na sintaxe de um endereço de e-mail válido.
29. Insira links para sites externos
Para inserir links para sites externos, o Planilhas Google possui uma função HYPERLINK integrada. A sintaxe é a seguinte:
=HIPERLINK(“url”,”etiqueta”)
Para o nosso exemplo abaixo, usamos a seguinte sintaxe:
=hyperlink(“www.lido.app”,”Lido App”)
E chegamos ao seguinte resultado:
30. Coloque nomes em maiúsculas corretamente
O Planilhas Google tem uma função interna chamada PROPER que você pode usar para colocar nomes em letras maiúsculas corretamente. Ele não apenas capitaliza as primeiras letras dos nomes, mas também muda para minúsculas as letras que não são as primeiras letras dos nomes.
31. Liste entradas únicas em uma matriz selecionada
Você pode usar a função UNIQUE para listar todas as entradas exclusivas em uma coluna selecionada. Digite a função e selecione a coluna que deseja filtrar.
32. Exiba a fórmula usando a função FORMULATEXT
Na Dica 2, demonstramos uma solução simples para inserir um apóstrofo em uma fórmula para que ela seja convertida em uma string. E se você quiser manter a fórmula funcionando, mas quiser exibi-la como uma string em uma célula diferente? Basta usar a função FORMULATEXT . A sintaxe é simples: basta apontar o FORMULATEXT para a célula que contém a fórmula. Por exemplo, se a fórmula estiver em A1, basta adicionar:
=FORMULATEXT(A1)
E a fórmula usada em A1 é exibida como uma string.
Expandindo os recursos da planilha
33. Adicione funções personalizadas por meio do Editor de scripts
As funções atuais não são suficientes para o que você deseja fazer? O Planilhas Google permite adicionar funções personalizadas por meio do Apps Script.
O Apps Script permite adicionar um código baseado em JavaScript que define uma função personalizada. Você pode acessá-lo clicando em Extensão e selecionando Apps Script. O Apps Script será carregado em uma nova guia ou janela.
Clique aqui para conferir um tutorial que usa o Google Apps Script.
34. Use complementos do Planilhas Google
Se você não quiser aprender JavaScript, sempre poderá procurar os complementos do Google Sheet clicando em Extensões no menu principal, depois em Complementos e, em seguida, clicando em Obter complementos. Uma caixa será carregada listando os complementos disponíveis. Você também pode procurar um complemento específico que deseja usar.
Colaboração por meio da planilha
35. Copie uma planilha específica para uma nova planilha
Se você deseja copiar uma planilha específica para uma nova planilha (por exemplo, para preservar os dados no momento), basta clicar com o botão direito do mouse na guia da planilha na parte inferior do Planilhas Google. Uma lista de opções aparecerá. Clique em Copiar para e selecione Nova planilha.
36. Reverta para uma versão anterior da planilha
O Planilhas Google permite que você reverta para uma versão anterior da planilha sem problemas. Para fazer isso, clique no link na parte superior do Planilhas Google que começa com “A última edição foi…”
Isso o levará a uma página com uma barra lateral direita listando as versões anteriores da planilha enquanto a exibe no lado esquerdo da página.
37. Veja o histórico de edições
O Planilhas Google também inclui uma maneira de ver o histórico de edição de uma célula individual. Clique com o botão direito do mouse na célula de destino e selecione Editar histórico. Uma pequena caixa aparecerá listando cada edição feita, com um conjunto de setas na parte superior para ir e vir através do histórico de edição.
38. Adicionar comentários
Se você estiver revisando uma planilha e quiser colocar comentários em determinadas células sem alterar o conteúdo (ou não tiver direitos de acesso para editá-las totalmente), use o recurso de comentários do Planilhas Google. Selecione uma célula onde deseja colocar um comentário e pressione Ctrl+Alt+M .
Uma pequena janela aparecerá onde você pode escrever seu comentário. Ele aparecerá ao lado do nome no endereço de e-mail que você usou ao adicionar o comentário.
39. Modifique o link para a planilha para copiá-la automaticamente para o Google Drive do usuário
Se você precisa tornar a planilha acessível a outros usuários, mas também fazer com que eles a copiem em vez de modificar a original, basta editar o final do link para sua planilha alterando a parte “editar” para “copiar”:
A partir de
Para
Ao clicar no novo link, você chegará na seguinte tela:
40. Compartilhe a planilha com outros usuários
Para compartilhar a planilha para colaboração em tempo real, clique no botão Compartilhar no canto superior direito do Planilhas Google. Uma caixa pop-up será carregada onde você poderá inserir os endereços de e-mail dos membros de sua equipe que precisam acessar a planilha para colaboração.
Depois de inserir o endereço de e-mail, você pode escolher se o usuário pode apenas visualizar, comentar ou editar a planilha. Você também pode adicionar uma mensagem personalizada ao dar acesso ao usuário, pois o Planilhas Google enviará um e-mail a esse usuário para notificá-lo de que ele tem direitos de acesso à planilha que você está usando.
