Você conhece o 5w2h? Veja os conceitos e métodos de aplicar o 5W2H em sua empresa, neste artigo você vê cases práticos de aplicação.
Olá, tudo bem?
Eu sou Lucas Cruz e neste artigo eu vou lhe mostrar o que é o 5w2h, mostraremos também cases de como aplicar, fique ligado!
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O método 5W2H é uma das ferramentas de gerenciamento mais eficientes que existe e, curiosamente, um dos mais simples e fácil de aplicar. A abordagem 5W2H não é mais do que um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com estágios bem definidos.
Em um universo dinâmico e extremamente competitivo, como negócios, tanto as atividades operacionais quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, os erros na transmissão de certas informações podem gerar inúmeras perdas.
É precisamente por esta razão que o método 5W2H foi criado, para garantir que as perdas não ocorrem. Ele esclarece completamente todas as possíveis perguntas que possam surgir sobre quaisquer processos de negócios envolvidos em uma empresa.
Como o método 5W2H ganhou seu nome?
No início, pode parecer complicado, mas na verdade é exatamente o oposto. É nomeado o método 5W2H ou abordagem para simplificar as orientações envolvidas em cada fase de ação do plano para o qual se propõe. Verifique a tabela abaixo para uma breve explicação de cada um, na ordem em que devem ser analisados:
| O que? (What?) | O que será feito? Etapas de ação, descrição. | ||||
| Por quê? (Why?) | Por que será feito? Justificação, razão. | ||||
| Onde? (Where?) | Onde será feito? Localização, área. | ||||
| Quando? (When?) | quando isso será feito? Hora, datas, prazos. | ||||
| Quem? (Who?) | Quem vai fazer isso? Quem é responsável por isso? | ||||
| Como? (How?) | Como será feito? Método, processo. | ||||
| Quantos? (How much?) | O que custará fazer? Custos ou despesas envolvidas. | ||||
Como você pode ter notado, cada passo da abordagem 5W2H refere-se a uma pergunta diferente, e a resposta a cada pergunta é o gatilho para a próxima pergunta. Não é perfeito?!
Trata-se, em suma, de um instrumento de gestão eficaz que, pela sua simplicidade, pode ser utilizado por pequenas, médias e grandes empresas que pretendam registar de forma ordenada e sistemática os seus fluxos de trabalho e acções, desde simplesmente programar reuniões até projectos mais complexos Implementações.
Veja como usar corretamente o método 5W2H
Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar, um gerente precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que eles querem resolver.
Se necessário, isso pode ser feito pedindo ajuda aos funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo.
Mas é necessário ter em mente esses três tópicos-chave:
- O espectro de ações deve sempre estar relacionado à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procurar criar soluções duradouras e não paliativas.
- As soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possível, evitando os efeitos colaterais que possam exigir novas ações para suprimi-las.
- Nunca se contentar com a primeira boa idéia: Propor várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o escopo de ação.
Você já ouviu falar de tecnologia BPM? As ferramentas de gerenciamento de processos de negócios facilitam bastante a aplicação do método 5W2H e oferecem vários recursos adicionais que beneficiam e melhoram os processos de negócios.
A tecnologia BPM (tecnologia de gerenciamento de processos de negócios) reúne ferramentas, métodos e técnicas de gerenciamento com o objetivo de monitorar e controlar o desenvolvimento, o progresso e a conclusão dos processos. Também mede a eficiência dos recursos aplicados à gestão desses processos.
A tecnologia BPM, porém, vai além do gerenciamento de processos simples. Esta ferramenta poderosa, quando implementada, pode transformar a insatisfação com os resultados alcançados em melhorias reais dentro de uma empresa.
O diferencial nas tecnologias BPM está na inovação que traz, apesar de ferramentas e tecnologias que permitem não só gerenciar um processo de negócios através de seus componentes (atividades, pessoas, máquinas e software ), mas também extrair com precisão custos, tempo e consumo de recursos Que são intrínsecas a cada um desses componentes.
Como fazer a planilha 5W2H
Para fazer a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):
1 – What?
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?
2 – Why?
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?
3 – Where?
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.
Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.
4 – Who?
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?
Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).
5 – When?
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.
1 – How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.
2 – How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Exemplos de utilização da ferramenta 5w2h
1 – Programando uma viagem
Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilização do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano, por exemplo.
Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5w2h pronta, detalhando todos os aspectos do planejamento de uma viagem à Salvador para o natal e reveillon. Confira:
É importante ressaltar que a viagem mencionada é apenas um exemplo fictício, sem qualquer compromisso em ser fiel a lugares e preços da viagem. É apenas para que você tenha uma idéia de como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h. Claro que você pode ser mais específico com suas atividades, mas desta forma já dá pra visualizar legal como será a viagem.
2 – Fazendo planejamento de mídias sociais
Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, muito utilizado nos dias de hoje. Abaixo segue o esquema elaborado pelo pessoal do blog Novo Setor para uma Escola de Marketing em Fortaleza, que realizará sorteios pelo Twitter a fim de angariar novos seguidores. A idéia é aumentar o número de pessoas que acessa o conteúdo da Escola. Confira:
No planejamento acima, as tarefas foram melhor descritas e analisadas, com um texto um pouco maior, porém mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a necessidade de cada um, não há regra.
3 – Planejamento de redução de custos de uma empresa
O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também. O exemplo abaixo contempla uma situação em que a empresa precisa reduzir seus gastos com o consumo de água em até 35%. Confira as etapas da mudança:
Outros exemplos de utilização do 5w2h
Além dos 3 exemplos citados acima, você também pode utilizar o 5w2h em muitas outras atividades. Abaixo citaremos alguns exemplos:
- Tornar a empresa mais lucrativa;
- Realizar um planejamento escolar;
- Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria;
- Definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal;
- Elevar a satisfação de alunos com determinado curso;
- Aumento da carteira de clientes de uma empresa.
Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E são inúmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no 5w2h.
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Fonte: heflo e sobreadministracao
