fbpx

Expert Digital

Nosso Blog!

Como encontrar e contratar o assistente virtual certo para gerenciar seus pedidos?

Se você é um pequeno empresário ou proprietário de uma empresa de dropshipping, já entende como é difícil gerenciar seus pedidos depois de um certo ponto. Quando você está apenas começando, é emocionante obter produtos, embalar, despachar e rastrear pedidos por conta própria. No entanto, à medida que sua base de clientes aumenta, essa tarefa se torna agitada e, assim, você perde mais horas do seu tempo pessoal, tempo que poderia usar para trabalhar na melhoria do seu negócio, fazer pesquisas e muito mais!

Claro que muita gente já deve ter te falado que é assim que o empreendedorismo funciona e você precisa trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, para fazer seu negócio dar certo. Mas, isso não é inteiramente verdade. Embora você precise dar mais atenção ao seu negócio, ainda pode terceirizar tarefas monótonas. É por isso que você pode precisar encontrar um assistente virtual e terceirizar o gerenciamento de seus pedidos.

Um assistente virtual se tornará seu braço direito, ajudando você a classificar e despachar pedidos no prazo.

O que é um assistente virtual

Um assistente virtual é, na verdade, uma pessoa que trabalha para você organizar seus pedidos. A razão para virtual no nome é que eles estão operando remotamente, lidando com clientes de qualquer lugar do mundo, e você está fazendo seu trabalho.

Quase todo empreendedor ou proprietário de empresa de dropshipping contrata um assistente virtual para gerenciar tarefas como marketing, gerenciamento de pedidos, atendimento, vendas, etc.

O que é um assistente virtual - DSers

Você pode estar pensando que essa função se parece muito com a de um freelancer. Embora isso seja verdade, existem algumas diferenças lógicas. Um freelancer pode possuir uma função específica do negócio e ajudá-lo com isso. Um assistente virtual é um funcionário engenhoso trabalhando em várias tarefas. Eles podem trabalhar em marketing, um pouco em vendas e realizar tarefas rotineiras.

A razão pela qual as empresas consideram os assistentes virtuais tão úteis é porque eles são mais econômicos do que um funcionário permanente.

No geral, pense em um assistente virtual como um profissional que delega, gerencia e apaga incêndios em seu nome.

Tarefas que você pode terceirizar para um assistente virtual

Com a descrição do trabalho que discutimos acima, você já deve entender que um assistente virtual realiza muitas tarefas administrativas. No entanto, essa função de trabalho não é restrita dessa maneira. Você pode encontrar um assistente virtual para gerenciar seus pedidos, ajudar a classificar prioridades e acompanhar o atendimento.

Aqui estão algumas tarefas que um VA pode executar:

  • Gerenciamento de pedidos : um VA pode ajudar a gerenciar os pedidos dos clientes à medida que são feitos, classificar o número de unidades restantes, atualizar o sistema, rastrear a logística e manter contato com o cliente para entrega.
  • Atendimento ao cliente : envolve conversar com o cliente no chat ou telefonema e resolver seus problemas.
  • Gerenciamento de mídia social : Isso permite que o VA cuide de suas atividades de mídia social, como ORM.
  • Entrada de dados : Este trabalho envolve inserir dados importantes em uma planilha ou um sistema para, eventualmente, criar um mecanismo automatizado para o mesmo.

Existem várias outras maneiras pelas quais um assistente virtual pode ajudar seu dropshipping ou pequena empresa. Por exemplo, ligar para os clientes para ajudá-los a fazer uma compra, obter feedback dos clientes após a conclusão da compra, verificar onde um pacote está preso na logística e classificar os detalhes dos pagamentos do cliente.

Como encontrar o assistente virtual certo

A melhor maneira de encontrar um assistente virtual é seguir algumas etapas fornecidas. Claro, você pode ajustar um pouco a ordem dependendo de seus requisitos, mas o processo permanece semelhante.

Veja como você pode encontrar um assistente virtual.

Como encontrar o assistente virtual certo - DSers

Documentação

Ao trabalhar com um assistente virtual, você não será capaz de explicar todos os detalhes em uma chamada e esperar que eles acertem. O único método para garantir que haja menos desafios e erros para você corrigir é criar documentação com antecedência. Isso porque se você está contratando uma assistente virtual uma vez, é provável que contrate outra novamente em alguns anos ou meses. Portanto, ter algumas diretrizes e regras básicas na documentação é o caminho certo a seguir.

Como você pode criar este documento?

Entenda o que você gostaria que seu assistente virtual soubesse ao integrá-lo.

Por exemplo, vamos falar sobre um assistente virtual que ajuda você a gerenciar pedidos. Aqui está a lista de coisas que você quer que eles saibam:

  • Entender cada pedido corretamente, aprová-lo e enviá-lo adiante.
  • Aprovar solicitações de devolução com base nos vídeos e detalhes compartilhados pelo cliente.
  • Rastrear a remessa e saber quando o pedido foi entregue.
  • Conversar com a empresa de logística quando um pedido se perde na cadeia.
  • Confirmar com o cliente assim que o pedido for entregue.
  • Resolver dúvidas de clientes relacionadas a um pedido específico.

Lembre-se de que você está tentando reduzir o seu trabalho aqui, então inclua todos os detalhes, que o ajudarão a desfrutar da liberdade que você procura após a contratação deste funcionário.

Descrição do trabalho

Assim que tiver a documentação pronta, prepare uma descrição do cargo que possa ser publicada online nas redes sociais e nos portais de emprego .

Esta descrição deve mencionar claramente:

  • Tipo de papéis que se espera que o funcionário cumpra.
  • Conhecimento de ferramentas e aplicativos que eles devem ter.
  • A necessidade de habilidades básicas de comunicação e linguagem.
  • Tarefas específicas que eles podem precisar realizar.
  • Grau exigido se isso for necessário para o seu processo de contratação.

Contratando

Depois de ter a descrição do trabalho, você deve publicá-la online nas mídias sociais e nos portais de empregos. À medida que os aplicativos fluem, siga estas etapas:

  • Verifique as qualificações e entenda se o candidato atende aos requisitos.
  • Entre em contato com eles e tente entender sua disposição de permanecer nessa função.
  • Faça uma entrevista oficial, onde poderá avaliar seus conhecimentos sobre o assunto.
  • Finalize e conclua a contratação, incluindo a papelada, acordo, feedback, etc.

Dados seguros

Depois de encontrar um assistente virtual, você precisa proteger seus dados. Entenda que essa pessoa pode ter acesso a arquivos comerciais importantes. Portanto, visite sua conta da Shopify, o painel do PayPal e o painel da ferramenta de dropshipping para oferecer acesso limitado. Isso permite que você proteja detalhes confidenciais da empresa.

No entanto, quando você está contratando um VA para gerenciamento de pedidos, isso pode não ser possível. Nesse caso, você precisa assinar um acordo de confidencialidade com o VA. Este documento deve conter detalhes de dados que o VA não tem permissão para compartilhar com terceiros. Isso o salvará de fraudes e vazamentos de dados.

Assegurar responsabilidade

Desde o primeiro dia, certifique-se de que seu VA seja responsável pelo trabalho que lhe foi atribuído. Portanto, tenha um mecanismo para rastrear suas horas de trabalho ou avaliar seu trabalho. Você pode usar ferramentas para rastrear as horas de trabalho do seu VA, mas isso nem sempre é possível. Nesse caso, você pode pedir ao seu VA para criar um relatório abrangente todos os meses, explicando seu trabalho. Pode ser um rastreador ou planilha contendo detalhes das tarefas concluídas com sucesso.

Conclusão

Quando você está administrando uma pequena empresa, já tem muito o que fazer. Você não quer perder tempo gerenciando pedidos, postando em mídias sociais e fazendo outras tarefas que podem ser facilmente terceirizadas. Encontre um assistente virtual , explique seu negócio para ele e reserve um tempo para você.

Facebook Comments Box
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram